办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中度过自己的一天的，同仁们对
此一定深有体会。笔者从事办公室工作多年，感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常
重要。
    
      上传下达是办公室的基本职能，各类文件的收发、传阅、入档、查询等工作自然成为本部门的一项核心工
作，下面笔者就如何做好公文管理工作谈几点体会与大家分享。
   
       一、 选择适合本单位使用的软件产品
      在计算机普及的今天，利用合适的计算机软件对公文进行信息化管理，无疑会大副度提高工作效率、减轻
工作强度。目前可在网络上查到多款公文处理类软件，这些系统各有所长，关键是要选择适合本单位使用的产
品.
   
      二、 日常文件的保管一定要有规则
    
      秩序是天国的第一法则，良好的秩序才会产生效率。美国一项研究机构曾对200家大公司职员作过调查，
他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。在实际工作中，我们也常会看到有的工作
人员把文件柜的资料全部翻出来，前后翻过多少遍，也不一定能找到所需文件，即浪费时间也耗费精力。我认
为，做办公室工作尤其更容易把时间浪费在寻找东西上面。能迅速找到所需文件，体现了一个人良好的工作素
质。各种文件按一定规则存放，预先支出的是一小点时间，却最终为我们赢得大量时间和精力，这就需要我们
能够养成这种良好的工作习惯。

      我单位在未使用档案管理软件时，未入档的文件是分门别类装盒入柜存放的，这样查找文件时自然就缩小
了范围。使用档案管理软件后，我们对入档前文件的保管进行了改革，所有文件按收（行）文序号统一排序，
不再进行分类，在查找文件时，首先通过计算机软件按条件查到所需文件，通过该文件的收（行）文序号查看
收（行）文登记簿，通过签字查看该文件是否存放在本部门。如果存放在本部门，再根据收（行）文序号即能
迅速查到纸质文件。
   
       三、 文件的传递一定要分清责任
　　
       如果领导要我们找一份文件，而我们即找不出又不能说明这份文件由那个部门保管，这是一件很尴尬的
事。大部门单位日常文件的传递是以签字为依据的，但我在实际工作中发现，有些单位由于工作很忙，把一些
必要的环节给省略了，造成责任不清，久而久之，后患无穷。例如：年度终了，各部门将一年来的文件统一交
给办公室进行归档整理，许多单位没有精力去逐件核对文件是否还有遗漏，或者对上交上来的文件进行再次签
收。这样的话，如果日后我们无法在档案中查到某份文件，也就无法说清这份文件丢失的原因。