1．日记

      这里主要是强调秘书写的有关组织会议的日记。它与一般的秘书日记没有多少区别，写日记是秘书在工作中经常要做的一项工作，它可以帮助秘书不断总结工作中的经验教训，提高秘书的工作水平。同时，日记也可以作为工作记录，记录每天的工作内容，便于今后的查找、核对工作。日记没有固定的格式，写作比较灵活，完全由秘书自己掌握。

      2．大事记

      主要是指秘书在组织会议中所记的大事，大事记也是一种记录，主要记载单位的重要日常活动与事件。大事有时一天不止一件，有时几天、十几天没有，应该有则记下，无则免记。一天内有几件大事，就记几件，成为一天的大事记；也有半年或一年的大事记；还有时间跨度更大的大事记。
      编写大事记，总的来说利在眼前，功在未来。它有利于了解各部门政治、经济、文化等方面的沿革情况，探索各方面工作的规律，不断提高工作效率；有利于定期考核各部门的工作和干部的政绩，分清是非和责任，奖优罚劣，调动广大职工的积极性；它是珍贵的第一手资料，可作为总结经验、检查工作、查证历史的依据，具有凭证作用。
      写作时，首先要确定有重大典型意义的事件为大事。然后分条记录，一事一记。最后对事实进行分析、概括。切实保证记录的客观性、时序性和简洁性。

      3．清单

      这里主要是指秘书在组织会议中的清单，如：设备清单、财务清单、联系清单、人员清单、饮食清单、文体活动清单、文件清单等。不论大型、小型会议的会场，应先确认一下场所所需物品的清单，如：横幅、指示牌、布展展板、桌椅、立式讲台、专业灯光设备、话筒、水具、电源、记录纸、文字材料、打字机、录音机、投影仪（数码投影仪、胶片投影仪或实物投影仪）、投影幕、电脑、摄像机、录像机与录像带、闭路电视、电子白板、会议纸板、实物展示台、会议发言系统等，若保密性高，还需文件粉碎机。
      在秘书的工作中，经常会遇到清单。它是某一工作事项办理或办毕的凭证。它方便秘书检查核实工作的完成情况，同时也是会议组织资料的重要组成部分。秘书应该将清单分门别类地进行归档。在日常的工作中，秘书同样需要使用很多清单，如分发办公用品，都要留一张清单，这样即使是一两个月后也能清楚地知道谁领走了什么东西，什么时候可能用完。细心的秘书，会把清单当做很好的工具。