笔者多次参加办公室业务工作检查，发现乡镇和企业的公文有一个通病，那就是不标主题词，或把主题词标成了标题的缩写。显然，这是由于对标题与主题词两个概念混淆不清所致。
 
　　标题与主题词具有共性，有相同和相似之处，都体现主题和文种，但其性质、用途和拟定有很多本质不同，下面分叙之，便于基层单位的同志和初学者辨别。
 
      关于公文标题
 
　　  标题是标明文章、作品等内容的简单语句。公文的标题是指明某一公文主要内容的概括性名称，用于揭示公文主要内容和行文目的，便于对公文的阅读和处理，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据，是公文的重要组成部分。
 
　　公文标题要求表达准确、主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范。一般由发文机关名称、内容（即公文的主题，也就是行文的事由）与文种三部分组成。例如，《国务院关于加强 血吸虫病防治工作的决定》，这里“国务院”是发文机关；“关于加强血吸虫病防治工作” 是事由；“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构 。
 
　　事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文 件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事 由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文 件”，就显得既明确又简洁。

　　  批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种 三部分组成。如《湖南省政府批转国土资源厅关于部分市县越权批地情况报告的通知》 。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知 ”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。
 
　　有版头的下行性公文，在标题中可省略发文机关名称，公布性、知照性公文可只标明文种，但上行文不能省略。标题中除法规、规章的名称加注书名号外，一般不用标点符号。拟写公文标题一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。
 
　　标题过长或中间需停顿 的，可用空格或换行的方式表述。标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词 乃至词拆开。例如：

　　国务院关于依靠科技振兴农业
　　加强农业科技成果推广工作的决定
　　
　　公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份 公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。
　　
　　关于公文主题词
 
　　公文主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词，是指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组，用于为按主题检索公文提供检索标识，也就是按公文的主题和 文种进行检索，为以现代信息处理手段处理和管理公文奠定基础。
 
　　《中共中央办公厅关于印发〈中国共产党机关公文处理条例〉的通知 》（中办发〔1996〕14号）文件规定：“主题词  按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。”《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）文件规定：“公文应当标注主题词。上行文按照上级机关要求标注主题词。”所以，上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题。如是下发公文，还得使用自身的主题词表，防止随意性。
 
　　一件公文的主题词至少用两个， 一般不超过七个。例如，《湖南省政府关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题 词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正 确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。
　　
　　以《湖南省政府公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。《湖南省政府公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。”由此可见，类别词类似于公文内容所在的行业划分，有时近似于政府机关部门的划分。《湖南省政府公文主题词表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。共产主义青年团湖南省委员会撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“青年团员”、“少年儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《湖南省政府办公厅关于发布＜湖南省行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《湖南省政府关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如《湖南省政府关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《湖南省政府关于“十五”期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。
 
　　如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《湖南省政府关于在试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。
 
　　当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面。也可以自己增加新的类属词，但一般要在新类属词前加符合“口”，以示作者“创新”，一般情况下不要“创新”。
 
　　标注类属词首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。
 
　　类属词的数量多。《国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的《湖南省政府关于“十五”期间深化科学技术体制改革的决定》一样。
 
　　公文中标注的最后一个（或两个）主题词（也即“形式”，此前的都属“内容”）就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。如《湖南省政府关于增加离休干部职工工资的通知》，标题中的“通知”，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。
 
　　在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《湖南省政府办公厅关于发布＜湖南省行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词是“文秘工作　公文　办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。

（作者单位：常德西洞庭管理区党委办）