思想政治素质

    企业秘书所处的重要地位决定了他必须具备过硬的思想政治素质。一是要有较高政治觉悟和党性观念，坚定的政治立场。在政治上，思想上自觉与党中央保持高度一致，坚持以邓小平理论和党的"三个代表"重要思想为指针，以党的各项路线、方针、政策和法律、法规为准绳，增强贯彻执行党的方针政策的自觉性和坚定性。充分认识到秘书工作的重要性，自觉服从组织安排，把秘书工作当作完善社会主义市场经济体制、建立现代企业制度的需要，当作党和人民利益的需要，在企业利益和个人利益、工作利益和物质利益中作出正确选择。二是要确立新的价值观，增强责任感和事业心。在企业转换机制、发挥社会主义市场经济建设支柱作用的形势要求下，企业秘书工作的责任更强，价值要求更高，作用更大。在思想上树立廉洁勤政的观念，在行动上坚决贯彻中央提出的"五不准"，自觉抑制拜金主义、自由主义和极端个人主义。

    职业道德素质

    企业秘书部门主要是为企业领导服务的机构，这一特殊地位决定了秘书工作人员必须具备良好的职业道德。

    良好的理论修养和职业品德是秘书人员必备的基本素养。首先，企业在经济活动中，有大量的事务工作需要秘书人员参与办理，具有坚定正确的政治方向和较高的理论政策水平是秘书胜任工作的先决条件和重要保证。其次，秘书要有热爱工作、忠于职守、埋头苦干、不计报酬、勇于奉献的精神。再次，遵纪守法，严守机密，也是秘书人员必须具备的职业道德。最后，做一个合格的秘书，必须做到：礼貌而不居高临下，诚实而不弄虚作假，参谋而不自以为是，谦虚而不傲上凌下，谨慎而不唯唯诺诺，公正而不见风使舵，原则而不论是道非，敬重而不阿谀奉承，适应而不妄自尊大，本分而不炫耀示人。

    精明干练的业务能力是秘书工作人员应当具备的先决条件。秘书工作人员不仅要有良好的职业品德，还要有业务能力，应当是多面手，头脑要灵活，反映要敏捷，办事要利落，知识要丰富，审时度势，通情达理。只有具备了这些基本功，才能发挥枢纽和协调作用。秘书人员必须加强学习，提高充实自己，求知要有锲而不舍、坚持不懈的精神，知识要靠平时积累，积少成多，拥有的知识多，运用时才会方便。

    树立正确的苦乐观是秘书人员职业素养的组成部分。秘书工作的苦和累是众所周知的。但从苦和累中得到领导和同志们的理解和肯定，从苦和累中为企业和职工间接地创造了效益，虽然工作很琐碎、很辛苦，但秘书人员通过辛勤的劳动，锻炼了自己的手和脑，提高了自己的业务水平和能力。由于秘书工作总是同繁、杂、忙、累联系在一起，所以秘书必须具有开朗、乐观、幽默的个性，这样才能以饱满的热情和充沛的精力去从事本职工作，不会因工作繁忙，以及遇到困难而怨天尤人满腹牢骚。在工作十分紧张、单调的情况下，多一些乐观、风趣的情绪，能在群体中起活跃气氛的作用，不仅给疲惫的身心注入活力和生机，而且使工作增添轻松和愉悦，有利于提高工作效率。

    强烈的服务意识是秘书人员职业素养的基本要求。其应具有四个鲜明特点：首先要善于高层次服务。企业秘书要有较强的理论思维能力，诸如能预见、善归纳；能分析、善综合；能比较、善鉴别；能领会、善发挥。在具体工作中就要有调查、捕捉信息的功夫，写出的材料要高质量，提出的问题和建议要有份量，进谏要准确有度。其次要善于提前服务。企业领导工作需要经常作出超前决策，企业秘书也必须相应地为领导提供超前服务，要站在企业发展的制高点，尽可能延伸视野，力争向前探索，再次要善于创造性服务。作为企业秘书，要为企业领导提供创造性服务，就要善于发现新的问题，提出新的见解；在贯彻领导意图上，要善于拿出突破性的方法；在文字材料撰写中，要力求形成自己的风格和特色。最后要有严谨周到的服务。企业秘书人员奔走于企业决策人物之间，出入一些重要会议场合，肩负一些重要文件的起草任务，因而一言一行，一举一动以及对每一个工作细节的处理都关系极大，因此要求企业秘书人员有严谨周到的工作作风。

    知识能力素质

    在知识方面。随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对企业秘书人员知识要求越来越高，秘书人才逐渐向"复合型"通才方向发展，其知识体系趋于庞大和复杂。企业秘书人员必须在实践中不断地拓展自己的知识面和更新知识结构。一是基础知识和基本理论。基础知识和基本理论是秘书必备的本领和基本功，是秘书人员思维飞向更高的"翅膀"，也是秘书人员成长过程中的"阶梯"。目前，秘书人员必须更加注重学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，注重结合市场经济的具体实践，掌握科学的世界观和方法论，将市场经济体制下的新情况、新问题上升到一定的理论高度加以概括和总结，正视改革过程中出现的新问题。二是专业知识和业务知识。企业秘书必须通晓本企业的业务、熟悉本企业的经营活动和发展战略，及时收集、处理与本企业产、供、销、科技、资金、市场等信息；国家宏观调控方面的信息；国际国内工艺水平、经济动向信息等。必须通晓行政、财务、统计、管理、市场、营销等方面的知识，特别是随着市场经济体制的完善，必然会带来秘书工作行政型弱化而商务型加强的新情况。中国即将进入WTO，参与国际经济大循环，参与国际经济竞争，这就要求企业秘书人员必须具有较高的外语水平，精通国际性法规、惯例。三是相关知识。企业秘书工作涉及面广，不论哪个方面的知识都要懂一些。因此，在日常工作和工作闲暇时博闻强记，尽可能掌握、熟悉专业以外的有关知识，如法律、公共关系、文学、艺术、数理、统计、科学方法等。

    在能力方面。随着现代企业制度的建立，为适应市场经济发展的需要，企业秘书工作必须向改革型、经济型、外向型转变。因此，企业秘书必须具有一定的能力。一是较强的调查研究能力和创新能力。在市场经济条件下，企业秘书人员应该根据"企业--市场"这个轴心自觉广泛开展调查研究活动。首先，要找准企业与市场的交合点，诸如经营管理、企业改革、产品结构、市场营销等环节，定期开展调研，为领导正确决策提供必要的依据。其次，以企业进入市场参与竞争为主攻方向，围绕企业工作中的重点难点，深入调查，协助领导作出正确决策。再次，以企业主要领导考虑的问题为课题，使调研真正为领导所需。企业秘书要通过领导办公会、企业事务会、党政联席会、生产调度会和其它表现领导思维的媒介，分析掌握他们的工作思路，了解他们最关心、最敏感的问题来确定调研课题。同时，作为市场经济条件下的企业秘书，更应强化创新意识、提高创新能力。不仅要有敢于面对新世纪的挑战而增强事业心和进取心，而且要有大胆树立抢先争胜的竞争观念，大胆的合乎实际的设想，提出超前见解，提高思维的创造性，还要有锐意改革的意识，积极改革创新，勇于开拓，推动本企业的发展。二是较高的综合分析能力，需要提高他们对客观事物的观察能力和对具体问题的分析能力，这就要求企业秘书无论是观察问题；还是分析问题，都必须以系统的观点作指导，从整体性原则出发，将诸多具有内在联系的能够反映整体的各种因素串联起来，从中提炼出可以体现整体精神的精要论点，逻辑地阐明新意义上的整体内涵。综合协调是现代企业秘书的基本职能，较强的协调能力是对企业秘书、高效、高速完成任务的要求。这种协调能力表现在：要讲究协调的方式、艺术、效果、效率。不论是对外关系的协调、对上级工作的协调、对部门之间的协调、还是对上下矛盾的协调，都应建立在平等的基础之上，善于运用简捷的方法，力争短时间内处理好矛盾，以达到事半功倍的效果。要灵活性与原则性相结合。既要坚持始终维护企业利益的原则，又要采取灵活多样的协调手段，为企业发展创造好的环境。要把握好协调的准则。企业秘书必须以党和国家的方针、政策、法律、为准则，力求协调效果客观公正。三是熟练地使用办公自动化设备的能力。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企业办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变企业秘书人抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平。