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| 秘书把握对外沟通的“切入点” |
| 作者:未知
来自:学网上海 点击:
时间:2007-5-11 |
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随着经济全球化的发展，特别是我国加入世贸组织后，越来越多的涉外公司进入我国，秘书对外交流与沟通越来越频繁，及时而准确地把握对外沟通的“切人点”显得日益重要，这对于提高秘书的自身素质和服务水平是有益的。
精通语言工具。拓宽知识领域，首先表现为对沟通语言工具的掌握上。某校一位秘书专业的毕业生，被一家美国驻华公司所聘用，她对外接待联络能用英语，商务谈判中，又能流利地进行口语翻译，备受外方总经理的青睐，总经理号召公司的中方秘书要向这位女秘书学习，努力精通外语，以拓展业务。后来这位女秘书去了其它公司后，那位外方经理几次找到她毕业的学校，要求介绍给一位同样优秀的毕业生。英语是当今的“世界语”，它是国际经贸交往的通用语言工具，也是全球性多边贸易时代对秘书人员的基本要求。各级各类秘书都需要逐步学习、掌握英语，有条件的更要精通英语。一方面，为了更快提高现代化办公效率，涉外秘书必须尽量缩短母语与外语转换的时间，以加快信息处理的速度。另一方面，不同行业的秘书，必须精通本行业的专业外语，以便成为本行业领导人参谋的行家里手。以往一些秘书由于接触外界的机会不是太多，大都满足于做好一般性的工作事务，对于外语，则认为自己没有必要精通它，够用就行了。他们却不曾认识到，语言工具的掌握、精通已经成为以后涉外秘书所必须具备的基础知识之一，更是增强涉外秘书对外沟通能力的“金钥匙”。
熟悉信息化的秘书业务。美国著名未来学家阿尔温﹒托夫勒说： “谁掌握了信息，控制了网络，谁就拥有了整个世界。”以多媒体技术和网络通信技术为代表的信息技术、信息资源的开发利用已越来越引起人们的重视。新的技术革命和传播、存储、处理信息的新方式是密切地联系在一起的。秘书工作是领导的信息源，秘书做好信息工作，对于辅助领导者正确决策，协助领导者科学管理，开阔领导者的思路，提高领导工作与秘书工作的效率，都具有重要意义。秘书的工作与信息的关系异常密切，这不但要求秘书做传统的业务时要充分利用现代化的办公手段，同时要求其能创造性发挥现代信息技术的作用，更好的发挥秘书的参谋助手作用。秘书要建立信息化的意识，保持对信息的敏感性。对新的信息要有所认识，利用新的信息不断学习和更新自己的知识。还要掌握现代化的办公设备，提高秘书业务信息化处理效率。
理解思维方式、价值观念的差异。外国人和中国人由于语言、文化背景等等的差异，思维方式和价值观也是不尽相同。秘书应当首先了解这一点。比如，外国人对工作讲效率、能力，重结果，看实效。上海市的一家外企招聘秘书，运用了心理测试，情景模拟等国际流行的考试方法。不少本科、研究生毕业者因能力测试落伍而被淘汰，许多人都感到不理解，而外方经理的回答很简单， “我们需要的是能干事的人呢，而不在乎你知道多少。”重能力而不唯学历，这就是外国人的思维方式和价值观之一，应试落选者所以迷惑不解，就因为他们以中国传统的思维方式和价值观来看待招聘，不了解两者的差异。在“三资”企业中，外方经理交给秘书的任务，到时只看你是否完成。完成者就是能干者，反之就被视为不能干或不太能干者，并不听取你经过多少努力、周折，仍未完成等解释，他们务实而重结果，不像国内重过程，只要经过努力，未完成也无所谓。秘书应了解这些，发扬勤奋努力、刻苦进取的传统美德，适应这些价值观，高效地完成好自身的工作。
了解不同文化背景并尊重各国的文化传统。秘书要做个“有心人”，多多了解、积累相关国家的文化知识。只有了解不同国家间的文化差异并尊重各国的文化传统，才能使双方或多方沟通趋于协调。某县土产公司将与一位泰国商人谈判出口土特产。该公司秘书竭尽全力，使得谈判工作进行得很顺利。但是就在即将签协议的时候，泰商却带着他的小孩不辞而别。事后才知道，原由是该秘书为了表示亲昵，用手抚摸了一下泰商所带的小孩的头顶，而在泰国人看来，头顶对人来说，是至高无上的，是神圣不可侵犯的，摸人头顶是对人极大的侮辱。打了小孩的头，则认为小孩要遭不幸。该秘书在外事接待工作中，犯了他民族、他国的禁忌，导致失去的不仅仅是即将到手的一笔生意，更损害了客商感情。不懂天文地理者不足为将，不懂风土人情者不可行商。秘书人员，特别是涉外企业中的秘书，只有了解各国文化差异，才能达到协助企业在开拓市场中取胜的目的。使得企业在市场开发与推广的过程中，更加要注重目标市场的文化背景，从而找准机会，迅速占领市场。
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